Als je aan de slag gaat met Lean zijn er vele valkuilen. Zonder compleet te zijn, heb ik vijf tips voor je om van je eerste Lean verbeterproject een succes te maken.
1. Definieer het doel in in het verlengde van het probleem
Bij het vaststellen van de problemen in het proces raakt soms ‘de bedoeling’ een beetje kwijt. Soms raak ik de rode draad van verbeterprojecten van cursisten kwijt. Dan heeft de probleembeschrijving betrekking op iets anders dan het beoogde resultaat. De probleembeschrijving gaat dan bijvoorbeeld over een te groot aantal voorschriften of onnodige terugkoppeling. Het beoogde resultaat is dan opeens lagere kosten.
Dit soort inconsequenties leiden tot een haperende of vastlopende PDCA-cyclus. Hou dus de rode draad in de gaten: wil je bijvoorbeeld hogere kwaliteit realiseren, dan zit je probleem waarschijnlijk in het aantal fouten en niet in onnodige uitgaven. Door die verspillingen (defecten) te reduceren, zal je het doel bereiken.
Mijn eerste tip is dus: begin met het doel voor ogen, niet met de oplossing.
2. Breng focus aan en beperk de scope
Soms kom ik verbeterprojecten tegen waarin de Belt gelijk meerdere problemen wil oplossen. Dit is geen comfortabele start van een Lean verbetering. In de praktijk lopen de verschillende problemen vaak naar verschillende oorzaken, naar verschillende verbeteractiviteiten en dat leidt dus tot een enorme scope. Het eenvoudige advies is om te gaan focussen en prioriteit aan te brengen.
Ok, maar hoe bepaal je de focus? Daarvoor hebben we een zeer belangrijke stakeholder: de klant. Waar heeft de klant op dit moment de meeste last van? Daar ga je op focussen.
3. De baas doet mee
Ok, dat is een lastige tip. Je kunt als medewerker een opdracht krijgen van je management om verbeteringen te gaan realiseren. Toch moet het management jou steunen. Nee, sterker nog, de baas moet meedoen. Lean is een managementfilosofie. Te vaak zie ik medewerkers met het spreekwoordelijke kluitje het riet in gestuurd worden. Er worden wel kleine verbeteringen in de processen doorgevoerd, maar er verandert niets wezenlijks in de organisatie. Lean vraagt dat er anders op doelstellingen gestuurd gaat worden. Dat betekent dat het management ook andere management routines moet gaan aanleren. Mike Rother kan dit helder uitleggen. Hij noemt deze routine “Kata”. (Engelstalig)
4. Mik niet alleen op ICT
In een gemiddelde kantoor- of productieomgeving anno 2016 draait alles om ICT. Het is vanzelfsprekend dat ICT een rol zal spelen in je verbeterproject. Focus je echter eerst op het proces en niet op de ICT pakketten. Zeker als bestaande processen ‘geautomatiseerd’ worden. Het is dan verstandig om processen eerst te optimaliseren. Anders wordt ook de verspilling geautomatiseerd. En zie daar nog maar eens vanaf te komen. Overigens, een tool als 5S heeft ook binnen de ICT omgeving meerwaarde bewezen.
5. Walk the process
Ik zeg vaak: “niet je oor aan het product vast en loop mee door de organisatie”. Die wandeling (zo noemt James Womack het ook) leidt zonder uitzondering tot een duidelijk beeld hoe het er op de werkvloer echt aan toe gaat. Als jij deze stappen gaat zetten, zul je inzichten krijgen die je anders niet had gekregen.
Wat kom je tegen?
Ik heb mensen bestanden op CD-roms zien branden, die bij een volgende afdeling werden ingelezen in een database; uren handwerkt voor niets. Dan krijgt Lean iets heel cruyffiaans: “Je ziet het pas als je het doorhebt”.
Heel veel succes met je verbeterproject.