In het hoger onderwijs is Lean (of Lean Six Sigma) inmiddels een “hot item”. Steeds meer wordt er de nadruk gelegd op de prestaties van het onderwijs en gelijktijdig op tevredenheid bij studenten. Maar kan een verbetermethode die een oorsprong heeft in de productieomgeving wel iets betekenen voor het onderwijs? De resultaten die ik bij verschillende hogescholen heb gezien, bewijzen dat dit mogelijk is. Lean gaat om meer doen met minder, maar ook om leveren wat de klant vraagt, op het moment dat de klant het nodig heeft. Dat zijn precies de zaken waarop binnen het onderwijs en haar ondersteunende diensten nu steeds meer nadruk komt te liggen.
Vanuit de klant
Bij Lean staat de klant centraal: wat heeft waarde voor de klant. De eerste vraag is dan meteen: wie is de klant bij een hogeschool? Is dat de student of het bedrijfsleven op zoek naar competente afgestudeerden of de overheid die de geldstroom reguleert? Het antwoord is eenvoudig: alle drie. Dat houdt in dat je alle drie deze klanten optimaal moet kunnen bedienen als hogeschool.
- Voor studenten gaat de klantwaarde over ontwikkeling van de juiste kennis, vaardigheden en ervaring om een succesvolle carrière te starten. Maar ook een goede ondersteuning in de vorm van een goed rooster, tijdige informatie en weinig storingen in IT systemen is belangrijk.
- Het bedrijfsleven zoekt naar afgestudeerden met de juiste competenties, flexibel inspelend op de laatste technologische ontwikkelingen.
- De overheid verwacht een efficiënte inzet van middelen en een kwalitatief juiste verantwoording daarvan binnen wettelijke termijnen.
Voor alle klanten kun je kijken naar alle activiteiten (processtappen) binnen de hogeschool. Welke daarvan voegen waarde toe en welke zijn, vanuit de klant bezien, verspilling?
Mens of proces?
Bij de Lean aanpak staan het proces èn de medewerker centraal. Een goed proces werkt pas als medewerkers betrokken zijn. En goede medewerkers kunnen pas excelleren als het proces dat maximaal ondersteunt. Door gezamenlijk – en dus heel letterlijk: met de mensen van de werkvloer – het proces te verbeteren, ontstaat een breed gedragen verandering. Een Lean werkwijze vergt ook een inspanning van het management, vooral in het communiceren van de visie en door helder te maken wat de doelstellingen van de organisatie zijn.
Lean aanpak bij een hogeschool
Verandering leidt tot de beste resultaten als deze van binnenuit plaatsvindt. Dit start met het ontwikkelen van kennis over de Lean aanpak binnen de organisatie. Hierbij zoeken we eerst de juiste mensen binnen de organisatie die de Lean verandering gaan begeleiden en die intern competenties ontwikkelen en overdragen.
De meest succesvolle aanpak is de werkwijze “voordoen – meedoen – zelf doen”, waarmee de organisatie snel in staat is zelfstandig verbeteringen volgens de Lean aanpak te begeleiden. Dan kan Lean op een eerste procesketen worden opgestart.
Er zijn meerdere startpunten voor Lean (Six Sigma) verandering:
- Doelen worden onvoldoende gehaald: de hogeschool wil bijvoorbeeld beter gaan scoren op de studenttevredenheidsmetingen.
- Een reorganisatie: er is dan vaak sprake van het ontvlechten en herdefiniëren van processen. Waarom dan niet meteen de nieuwe processen volgens Lean ontwikkelen?
- Een urgent probleem: bijvoorbeeld een bevinding uit de opleidingsbeoordeling vergt een significante verbetering binnen een korte termijn
De Lean aanpak kent voor de drie verschillende startpunten grotendeels dezelfde aanpak. Het kan wel zijn dat er andere hulpmiddelen worden ingezet, bijvoorbeeld een Klant Workshop met studenten om een beter beeld te krijgen van hun bevindingen over de kwaliteit van de hogeschool.
Voorbeelden
Wat levert Lean op? Het kan gaan om verbetering van de ondersteunende diensten, of juist de ketens op het snijvlak van de ondersteunende diensten en het onderwijs. Wat voorbeelden uit de praktijk:
- Een Lean verbetering binnen de keten archivering leidde bij een hogeschool tot een substantiële besparing van meters opslag en alle bijbehorende werkzaamheden (> 100.000 euro). Gelijktijdig kon de doorlooptijd van het voorbereiden van een accreditatie met 50% worden teruggebracht. De inspanning voor docenten met betrekking tot archiveren daalde met 80%, tijd die vrijkomt voor onderwijs.
- Een Lean Six Sigma project voor het verbeteren van de inschrijvingen bij een andere hogeschool resulteerde in een enorme verkorting van doorlooptijden. 90% van de aanmeldingen ontvangen nu binnen 2 dagen een welkomstmail. Voorheen duurde dit gemiddeld 28 dagen.
- Een Lean workshop op de keten Roostering en Planning leidde tot een aanzienlijke verkorting van doorlooptijd van het roosterproces met 30%. Oorspronkelijk waren er bijna 8000 tussentijdse wijzigingen op het rooster, dat is teruggebracht tot de ongeveer de helft.
Gelijk starten?
Voordat een project kan starten zullen er een paar keuzes gemaakt moeten worden. Dit betreft dan een selectie van medewerkers voor de rol van Lean coaches of Lean Six Sigma Green- of Black Belts. Deze collega’s kunnen dan tijdig getraind worden om goed voorbereid te zijn op hun nieuwe verantwoordelijkheden.
Een andere belangrijke keuze is een geschikt ketenproces binnen de hogeschool waar de eerste ervaringen kunnen worden opgedaan. De uitdaging is om hierbij het onderwijs niet teveel te ontzien. Juist in ketens waar onderwijs en ondersteunende diensten samenkomen is grote winst te behalen in het creëren van waarde voor de klant.
En dan is er nog de keuze: Lean of Lean Six Sigma? Hier kun je boeken over volschrijven, maar kortweg kun je stellen dat organisaties die weinig ervaring hebben met projectmatig werken en weinig bezig zijn met het managen van processen het beste kunnen starten met Lean. Naarmate de organisatie meer beschikking heeft over procesgegevens en gewend is aan projectmatig werken, komt Lean Six Sigma meer in beeld.
Tot slot
Lean en Six Sigma zijn verwijzingen naar een aanpak, een manier van denken. De invulling en de resultaten zijn per organisatie verschillend. Er is geen sprake van een keurslijf waar elke hogeschool in geperst moet worden. Juist de unieke eigenschappen van iedere instelling kunnen bijdragen aan het succes. Lean en Six Sigma helpen de organisatie om die eigenschappen te versterken en tegelijk de vinger te leggen op de problemen in de processen. Ook medewerkers ervaren dit als zeer positief. Een deelnemer aan een Lean workshop verwoordde dat prachtig door te stellen dat zij sinds de introductie van Lean eindelijk weer eens fluitend naar haar werk ging.