FAQ LeanOm een vitale organisatie te worden, zul je op alle aspecten – proces, klant en medewerker – moeten blijven verbeteren. Daarbij maak je regelmatig gebruik van workshops. Als je workshops goed voorbereid en op de juiste wijze faciliteert, kun je veel bereiken in relatief korte tijd. Bij het faciliteren van een workshop komt heel wat kijken. In de loop der jaren ben ik vragen gaan herkennen die regelmatig terugkomen. Daarom een korte FAQ voor het organiseren van een workshop Procesverbetering.

Vraag: Hoe start je een workshop?
Daarvoor zijn verschillende benaderingen, afhankelijk van de aanwezige deelnemers. Een voorstelrondje is immers overbodig als iedereen bij elkaar op de afdeling zit. Beter bekijk je dit vanuit de belangrijke voorwaarden voor een succesvolle workshop:

  • De deelnemers kennen elkaar en weten waar iedereen in de organisatie werkt. Dat mag je best uitbreiden met persoonlijke interesse als sport of hobby, dat geeft meer mogelijkheden voor contact en het is misschien ook handig als je een voorbeeld zoekt of een metafoor wilt inzetten.
  • De deelnemers begrijpen iets van de verbeteraanpak. Als je bijvoorbeeld met de Lean aanpak werkt, zorg dat je een korte introductie hebt over Lean. Onderzoek ook of er vragen zijn over de methode bij de deelnemers
  • De deelnemers weten wat de doelstellingen van de bijeenkomst zijn. Het kan zijn dat je iedereen hier vooraf over hebt geïnformeerd, anders is dat goed om bij de start te melden.
  • De deelnemers weten wat er gaat gebeuren. Zorg dus voor een agenda. Probeer daarbij vooral niet teveel in één sessie te proppen. Een proces uitwerken op een brownpaper kost meestal uren. Je hebt dan ook meerdere pauzes nodig.

Vraag: Inzet van medewerkers, hoe regel ik tijd en resources?
Het uitvoeren van verbeterprojecten kost natuurlijk tijd en betrokkenheid van mensen. Als je naar een A3 plan kijkt, zie je vaak een onderdeel waar betrokken managers een akkoord moeten geven op de resources. Eis betrokken leidinggevende bij het continu verbeteren. Anders gaat het echt niet werken. Een betrokken teamleider zal zorgen dat mensen een deel van hun tijd beschikbaar kunnen zijn voor het doorvoeren van verbeteringen. Liefst is deze teamleider een van de drivers achter de verbeterprojecten die door/met het team worden opgepakt. Mis je de medewerking van leidinggevenden, stop dan maar met je verbeterprojecten. Hard, maar waar.

Vraag: Ga ik uit van het probleem of van het doel?
Je kunt een verbeterproject vanuit twee kanten starten. Stel, je begint met de doelstellingen, je beschrijft dan wat je wilt bereiken. Vervolgens moet je natuurlijk weten waar je op dat moment staat. Het doel en het probleem blijken dan twee kanten van dezelfde medaille. Een probleem is het ‘gat’ dat er zit tussen je huidige situatie en je doel.
Toch ben ik wel voorstander van het werken met doelen. Start daarbij met het definiëren waar je als organisatie over 5 of 10 jaar wilt staan. Die grote doelstelling kun je opknippen in kleine stappen – je subdoelen – en van daaruit naar de meest acute ‘problemen’ waar je workshops voor wilt organiseren. Zowel je doelstelling als je probleemstelling beschrijf je bij aanvang van je verbeterproject. Zorg daarbij natuurlijk voor een goede probleemstelling.

Vraag: Wanneer gebruik je de processen brownpaper?
processEr zijn twee mogelijke aanleidingen om een proces in beeld te willen brengen:

  • Je verbeterproject ontstond uit een concreet probleem: “Twee keer per week hebben we een verstoring in de printstraat”
  • Je hebt last van een sluimerend probleem: “Onze klanten klagen de laatste 2 maanden regelmatig over lange doorlooptijden”.

In het eerste geval start je met een onderzoek naar omvang, momenten, locaties, aantallen, etc. van het probleem en daarbij gebruik je de brownpaper om het proces rondom het probleem in kaart te brengen. In het tweede geval begin je met de brownpaper om de totale keten en alle doorlooptijden te analyseren. Vervolgens ontdek je specifieke problemen binnen die keten bij bepaalde processtappen. Dan kun je workshops organiseren om verbeteringen te vinden voor die problemen.

Vraag: Mag je op de brownpaper ook het nieuwe proces tekenen?
Ja, dat kan natuurlijk. Graag zelfs! Dit noemen we ook wel de ‘future state’ van het proces. En je kunt zelfs je ideale proces voor over 10 jaar tekenen; dit is een mooie stip aan de horizon. De future state kun je als onderbouwing van je verbeterplannen gebruiken. Hang ‘m aan de muur en de collega’s weten waar ze naartoe aan het werken zijn. Wel naast het huidige proces, zodat iedereen ook ziet wat er nog verbeterd wordt.

Vraag: Wat is de juiste Ishikawa, ik zie voorbeelden met 4, 5 of 6 M-en?
Een vrij specifieke vraag over een tool als voorbeeld. Een tool helpt je tijdens je workshop (in dit geval om rootcauses in kaart te brengen). Je kunt vaak kiezen uit uit veel templates en voorbeelden. Laat je daarbij niet afschrikken door de vele templates. Kies gewoon de eerste die er bruikbaar uitziet.
Werkt het niet helemaal, dan is het niet de geschikte tool en kies je een andere template. Werkt het helemaal niet, probeer dan een andere tool. Bij dit voorbeeld kun je in plaats van de Ishikawa de 5xWhy eens proberen.

Vraag: Simpel of briljant, hoe selecteer ik oplossingen?
PICKNatuurlijk tellen alle oplossingen mee. Alleen, ze zijn niet allemaal even bruikbaar. Bovendien kun je last hebben van mensen die hun eigen stokpaardjes naar voren schuiven. Verzin een methode die dat voorkomt. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van stemrondes. Of je plot gezamenlijk alle oplossingen op het PICK-schema om de selectie te doen (zie de afbeelding hiernaast, klik om te vergroten).

Vraag: Bij het PICK schema komt bijna alles in het kwadrant linksboven, moet ik nu alles doen?
Soms vindt de groep het lastig om te kiezen en lijkt er veel haalbaar en mogelijk. Kies dan voor het Droste-effect en maak binnen de kwadrant nog een PICK schema. Eigenlijk vraag je iedereen om nog eens kritisch te kijken, maar de verfijning in het herhalen van de selectie werkt vaak goed en dan blijken sommige oplossingen haalbaarder dan andere.

Vraag: Wachten of meteen oplossingen uitvoeren?
Stel dat je na de brainstorm gezamenlijk al één oplossing hebt gevonden die gelijk een deel van het probleem wegneemt. Moet je dan wachten tot de bijeenkomst waar de verbeterplannen worden gemaakt?
Ja en nee. Je weet inmiddels wel dat wachten = verspilling. Dus je pakt de verbetering zo snel mogelijk op. Maar een belangrijk onderdeel van het verbeterplan moet je wel inrichten: hoe ga je straks vaststellen dat de verbetering succesvol was.

  • Meet de huidige prestatie en de verbeterde prestatie
  • Leg vast hoe je de verbetering kunt borgen (zodat de betere prestatie blijft)

Het risico is anders dat je in een Plan-Do-Plan-Do cyclus terecht komt. Voorkom dat, bijvoorbeeld met de verbeter-A3. Zo borg je de follow up en de “Check”.

Vraag: Mag ik eerst een Pilot doen en is dat wel Lean?
Ja, als je kijkt naar de PDCA cyclus, geeft een pilot jou en je collega’s een goede kans om te leren en bijstellen (Check en Act). Doe de pilot dan wel in het echte werk en niet in een (onvolledige) test-opstelling. Hoe meer de pilot op het echte werk lijkt, hoe beter je inzichten zijn.

Staat jouw vraag er niet bij? Bel me dan: Maarten Nijman 06 288 48 156.

Inspiratie: ieder kwartaal alle blogs in je mailbox!
* verplicht veld
skoledoPure & Lean is partner van Skoledo, hierdoor kun je ook gebruik maken van blended training: theorie leren wanneer het jou uitkomt en een coach die je ondersteunt in de praktijk.
Maarten Nijman

Maarten Nijman “Ik vind het een prachtige uitdaging om met mijn kennis en ervaring organisaties te inspireren om zinvolle verbeteringen door te voeren. Ik zie dat bedrijven met een goede invoering van LSS niet alleen klanten, maar ook hun medewerkers meer tevreden maken. Ik wil mijn kennis overdragen en zorgen dat de organisatie zo snel mogelijk zelfstandig aan de slag kan.” Maarten heeft sinds 2012 al ruim 400 Belts opgeleid in Lean of Lean Six Sigma en wordt ook gevraagd als spreker, moderator of facilitator van workshops voor kleine of grote groepen over dit onderwerp. Heb je vragen? Ik spreek je graag, dus bel gerust naar 06 288 48 156