Veel ondernemingen zijn in deze tijd op zoek naar manieren om geld te besparen. Helaas gaat dat vaak met de bekende “kaasschaaf” methode. Iedere afdeling een paar procent minder of hier en daar een medewerkers eruit. Dat is jammer! Jammer voor de medewerkers, maar vooral voor het bedrijf, want het werkt vaak contraproductief. Hier tien tips om te kijken waar de kosten werkelijk kunnen worden bespaard.
1. De voorraad omlaag = de winst omhoog
We schreven het al eerder, maar voorraden zijn binnen bedrijven echte kostenposten. Kijk daarvoor niet zozeer wat er uiteindelijk in “de winkel” ligt, maar vooral de voorraden aan halffabricaten en hulpmiddelen op de werkvloer. Het lijkt zo prettig: alle medewerkers kunnen lekker aan de slag blijven en de klant grijpt nooit mis. Je geeft echter wel geld uit aan inkoop, loon en opslag (en koeling / verwarming) voor producten die nog niet zijn verkocht. De kunst is om de voorraad zo in te stellen dat er zo weinig mogelijk van is, maar wel nèt genoeg is voor een piek in de verkoop.
2. Focus op kwaliteit
Dit volgt op de uitspraak “als je op kosten stuurt, gaan de kosten omhoog, maar als je op kwaliteit stuurt gaan de kosten omlaag”. Sturen op kosten resulteert in bijna alle bedrijven in extra administratie en leidt op de werkvloer bovendien tot verkeerde focus. Medewerkers en management gaan zich steeds meer focussen op het reduceren van kosten, ten koste van de kwaliteit van het product of de dienst. Er ontstaat een intern gerichte cultuur. Klanten merken in het begin vaak wel een hogere efficiëntie, maar worden na verloop van tijd afgeschrikt door standaard producten, lagere kwaliteit of goedkopere materialen, teruglopende service, minder aandacht of minder productkennis bij medewerkers. Zorg daarom voor inzet op hogere kwaliteit, van het product én het productieproces. Je realiseert enorme kostenbesparing door het terugdringen van productiefouten, verkorten van doorlooptijd en je verspilt geen geld aan een enorm boekhoudkundig moloch in uw bedrijf.
3. Kijk bij de poort
Wat gaat het bedrijf in en wat komt er uit? Zeker bij grote organisaties is dat overzicht niet bij één persoon of één afdeling aanwezig. De consequentie is dat men minder kritisch is op de verspilling van materiaal in het productieproces. Een analyse van een afvalcontainer bij een bouwbedrijf leerde dat hier plaatmaterialen in zaten die bruikbaar waren voor onderdelen waarvoor de medewerkers op een andere afdeling tot dan toe nieuwe platen gebruikten. De voorbeelden zijn divers. Een verzekeraar die het enorme stroomverbruik van het serverpark onder de loep nam, kwam er achter dat hier nog applicaties draaiden die door niemand meer werden gebruikt. De kostenbesparingen bij deze tip kunnen enorm oplopen.
4. Samenwerken met de concurrent
Jouw concurrent heeft waarschijnlijk hetzelfde probleem. En natuurlijk wil je de concurrent op sommige terreinen te slim af zijn, maar is dat wel altijd slim? Uiteraard is het maken van prijsafspraken verboden, de NMA houdt dat in de gaten. Tegelijkertijd kunt je best profiteren van bijvoorbeeld een gezamenlijke inkoop of het delen van transportkosten. Het is voor een klant juist een voordeel als de dakpannen van bedrijf A tegelijk met de metselstenen van bedrijf B arriveren. Dit gebeurt in de praktijk al regelmatig, maar ook in andere sectoren kun je op deze manier kosten besparen én de klant tevreden stellen. En denk eens aan de mogelijkheid om elkaar te ondersteunen als er pieken in de vraag ontstaan.
5. Stop maar met controleren
Een controle achteraf verhoogt niet de kwaliteit van je productieproces. Het is nog erger. Een medewerker die weet dat zijn werkt nog een aantal maal wordt gecontroleerd, levert gemiddeld slechtere kwaliteit. Een medewerker die direct terugkoppeling krijgt van de klant levert juist hogere kwaliteit. Als je de (kosten van) controle schrapt en het proces zo inricht dat de kans op fouten al direct vermindert, pak je een driedubbele besparing. 1) Geen capaciteit nodig voor controleactiviteiten. 2) Snellere en betere productie door verdwijnen van hersteltijd en reparatiekosten. 3) Minder verspilling van materiaal en grondstoffen.
6. Praat eens met de klant
Hoe maak je de klant gelukkig? Om de gunsten van de klant te winnen, gaan sommige bedrijven té ver. Kan dan? Ja, dat kan. Zo gaf ik onlangs een training in een zaal waarbij me als welkom ook nog een krant werd overhandigd. Ten eerste was dit niet het dagblad dat mij enorm boeit (je kunt dus ook extra fouten maken) en bovendien heb je als trainer op zo’n moment wel iets anders aan je hoofd dan rustig de krant lezen. Weet dus wat je klant wil en doe dat heel erg goed. Doe je meer dan nodig, dan noemen we dat ook wel “goldplating”. Je spendeert onnodig geld/tijd/aandacht/capaciteit/voorraad/grondstoffen aan iets wat de klant niet belangrijk vindt.
7. Mag het licht uit?
Bij een bezoek aan een kleine bedrijfshal viel mij opeens een overweldigende hoeveelheid TL verlichting op. In discussies over verlichting wordt tegenwoordig de LED lamp als ideaal aangeprezen. Maar nadere analyse van deze situatie bracht een nog goedkoper alternatief aan het licht: daglicht is namelijk gratis. De lage bedrijfshal zou tegen een eenmalige investering zeer eenvoudig van een paar dakkoepels kunnen worden voorzien waardoor de elektriciteitsrekening de komende jaren fors omlaag kan. En als we het toch over het dak hebben: in een andere fabriek kwamen ze er achter dat ze heel veel regenwater moesten afvoeren van het dak van een grote productiehal, terwijl er gelijk veel leidingwater werd gebruikt voor koeling…
8. Hoera een klacht
Heeft jouw bedrijf nog zo’n verstopte medewerker klachtenafhandeling die via een niet te vinden internetpagina op onduidelijke wijze een ongewilde klacht op slechte wijze afhandelt?
Dan laat je goud liggen. Het gezegde luidt immers: “iedere klacht is een kans voor verbetering”. Wist je dat een klant – waarbij een klacht naar tevredenheid is opgelost – vaak jouw beste ambassadeur wordt? En wist je dat een ontevreden klant – met een slecht afgehandelde klacht – dit wel tot 7 keer verder vertelt aan vrienden en kennissen? En de klacht zelf is de beste feedback die je kunt krijgen op de kwaliteit van jouw proces. Neem klachten serieus, maak het de klant makkelijk om te klagen! En zorg dat je met de klachten aan de slag gaat om continu te verbeteren.
9. Denken, durven … en doen
Je kent ze wel: de dagjes op de hei, met het hele team. Heerlijk met z’n allen out-of-the-box aan het denken. Na het diner worden de plannen gevaarlijk wild en uitdagend. Maar de volgende dag zit iedereen weer op kantoor de mailtjes weg te tikken. Hoe verder van de werkvloer af, hoe slechter de plannen landen als je weer terug bent. De beste verbeteringen ontstaan op de werkvloer als je daar tijd inruimt om iedere dag, of iedere week, met de medewerkers aan de slag gaat met verbeteren. Maak het visueel, maak het behapbaar, hou het kort en zorg dat er duidelijke acties worden opgeschreven.
10. Wat zeg je?
Onduidelijk of overbodig communiceren is bij nadere beschouwing niet altijd zonder verlies van baten. Eh … sorry, ik bedoel: “helder communiceren levert veel op”. Vergissingen door miscommunicatie kunnen geweldig duur zijn. Om overduidelijk duidelijk te zijn, is er wel investering nodig: in tijd, maar ook in het maken en onderhouden van het contact. Je kent vast het verhaal van de medewerker die aan een half woord van de baas genoeg had. Dit is niet (alleen) een kwaliteit van de medewerker, maar de kwaliteit van het contact en de communicatie. Communiceren kun je leren en de opbrengst van goede communicatie is vele malen hoger dan de investering die daar mee gepaard gaat.
Aan de slag?
Spreken de voorbeelden je aan? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel Maarten Nijman: 06 288 48 156