Ben je enthousiast geworden om de processen binnen jouw bedrijf te verbeteren? Er is natuurlijk wel een risico dat jouw collega’s nog niet overtuigd zijn, of zelfs ‘in de weerstand zitten’. Wat kun je dan doen?
Stel je wit aan de gang met jouw collega’s bij het opstellen van een Kano-model, of een brownpaper-sessie organiseren voor het in kaart brengen van de waardestroom. Op dat moment heb je de hulp van jouw collega’s hard nodig. De theorie is in een paar minuten uitgelegd, daarna wil je samen aan de slag. En als ze niet willen? Dan heb ik vijf tips voor je.
1. “Daar heb ik geen tijd voor”
In mijn ervaring is dat de meest gehoorde opmerking. Op het moment dat je mensen uitnodigt voor een workshop, ervaar je pas hoe druk ze het hebben met hun werkzaamheden. Zeker de specialisten van de afdeling. Vaak blijken dat de drukst bezette collega’s. Denk dus eerst eens na welke belangen zij kunnen hebben bij de resultaten van de workshop en speel daar op in. Niet op een politieke manier, maar puur praktisch: zijn er bijvoorbeeld problemen die zij ondervinden van slecht lopende processen? Moeten ze fouten van collega’s herstellen? Moeten ze regelmatig overwerken om zaken af te ronden? Zodra je oog hebt voor deze zaken zullen mensen jouw workshop eerder prioriteit geven.
2. “Dit hebben we al zo vaak geprobeerd”
Binnen de organisatie ben je niet de eerste met het idee om de problemen op te gaan lossen. Het is wel goed om hierbij de Lean aanpak toe te lichten. Tijdens het opstellen van een waardestroom sta je veel dichter bij het werk van de medewerkers. Je houdt ze niet bezig met de procedures en proceskaarten die in mappen in de kast liggen. Van die aanpak worden veel collega’s vaak nieuwsgierig. In de workshop worden ze vervolgens serieus gehoord en bovendien mogen ze input leveren die wordt gebruikt in het verbeterproces.
3. “Ik werk niet voor klanten”
Het is waar, niet alle collega’s voeren werkzaamheden uit die direct zichtbaar zijn voor de klanten van het bedrijf. Helaas hebben klanten daar indirect toch last van: het blijkt dan een verkeerde veronderstelling van wat klanten waardevol vinden. Op het moment dat je medewerkers uit de hele keten voor een gezamenlijk doel laat werken, draagt iedereen bij aan waardecreatie voor klanten.
4. “Ik ben niet zo goed in diagrammen enzo…”
Dat komt dan goed uit! In jouw workshop ga je namelijk aan de slag met geeltjes. De collega’s houden het lekker praktisch en je werkt op een visuele wijze. Het gaat erom dat je vastlegt hoe het echte werk gaat. De ingewikkelde diagrammen… laat die maar in de kast staan. Alle medewerkers die ik ooit heb begeleid, begrijpen die werkwijze binnen een paar minuten. Wat overigens nog niet wil zeggen dat je snel klaar bent … 😉
5. “Er verandert hier nooit wat”
Dat komt vaak voor: een lange workshop, met veel plannen en een dik rapport dat de bureaulade ingaat. Lean doet dat toch anders: de workshop levert concrete verbeteracties op. Dat houdt in dat er gelijk dingen gaan veranderen. Een voorwaarde daarbij is wel dat er mandaat is van de directie. In de praktijk zie ik dat als het management niet wil, er uiteindelijk niets gebeurt. De directie én de werkvloer moeten samen achter de aanpak staan.