Veel organisaties kennen, of hebben wel eens gehoord van de cyclus “Plan Do Check Act”. In de praktijk past men toch vooral Plan en Do het meeste toe. Een eenvoudig voorbeeld vanuit een Kaizen workshop laat zien hoe je de cyclus kunt doorlopen en alle vier de stappen gebruikt.
De PDCA-Cyclus
In de praktijk kun je de PDCA-cyclus op verschillende niveaus in je organisatie toepassen. Een veel voorkomende toepassing is de Kaizen workshop. Dit is een workshop waarbij je met een aantal teamleden in een kort tijdsbestek – meestal een paar uur – probeert een specifiek probleem van een bepaalde afdeling op te lossen. Hierbij worden de PDCA stappen gezamenlijk doorlopen. Bijvoorbeeld een team bij een bank dat wil weten waarom er veel aanvragen voor een spaarrekening te laat worden behandeld.
Plan
Met 4 mensen uit het team en een teamleider gaat men gezamenlijk beginnen met Plan. Ze stellen vast wat het probleem precies is, dus: wat gaat er mis, waar blijkt dat uit, hoe vaak gaat het mis, hoeveel aanvragen zijn te laat, … om te komen tot een goed beeld van de huidige situatie. Bij de bank zag men dat de aanvragen in plaats van de toegezegde 2 dagen, vaak pas na 5 werkdagen waren afgehandeld.
Een tweede stap binnen Plan is dat het team gaat kijken naar het achterliggende probleem. Bij Plan hoort het vaststellen van bronoorzaken. Als dat beeld er is kan het team vaststellen wat er verbeterd moet worden en hoe. Bij de bank zag men dat de aanvragen vaak ’s avonds binnenkwamen en pas de volgende ochtend begonnen werd met verwerken. De aanvragen van de vorige avond belandden op dezelfde stapel als die ochtend en werden niet met voorrang behandeld. Sterker nog; ze lagen onderaan op de stapel. Een verbetervoorstel was om dit als aparte stapel aanvragen als eerste te behandelen.
Do
Vervolgens gaat men ook de verbeteringen doen: Do. Er werd ruimte ingericht voor twee stapels; een stapel van de voorgaande dag en een extra stapel voor nieuw binnengekomen (vanaf die ochtend). Een paar dagen lang werd er op deze wijze gewerkt. Iedere keer werd ervoor gezorgd dat de stapel van de voorgaande dag als eerste aan het verwerkingsteam werd gegeven.
Check
Na 5 dagen kon men aan de hand van de doorlooptijden van de aanvragen gaan kijken of er een verbetering was opgetreden. Men zag nu dat de doorlooptijd van de “avond aanvragen” van 5 naar 3 dagen was teruggebracht. Een aanzienlijke verbetering.
…Maar nog niet goed genoeg.
Act
Nu komt de stap Act. Gezamenlijk stelde het team vast dat de verbeteringen aanzienlijk waren en er was reden voor een rondje gebak op de afdeling. Tegelijk begon het team weer verder te zoeken naar andere punten in het proces waar verbetering mogelijk was. De doorlooptijd van 2 dagen was namelijk nog niet bereikt. Een nieuwe plan-fase werd dus opgestart.