Je kunt je processen tot in het oneindige perfectioneren. Je kunt ze ook zó ontwerpen dat mensen enthousiast worden om ze te gebruiken.
Als het werk zo wordt ontworpen dat het een plezier is om uit te voeren, zullen de mensen binnen de organisatie zich ook gelukkiger voelen bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. Het werk voelt niet meer als werken.
Een open deur? Waarschijnlijk wel… maar hoe organiseer je het? Die vraag kwam in mij op bij het lezen van het onderzoek van Owen Schaffer1 op het gebied van gebruikersinterface van websites. Schaffer beschrijft daarin hoe je bij het ontwerpen van website de “Flow ervaring” van de gebruikers gaat opzoeken. De inzichten kan ik prima vertalen naar het ontwerpen van processen.
Ontwerp voor Flow
Flow is de centrale term bij het ontwerpen van werk dat prettig is om uit te voeren. Flow staat voor de gelukservaring. Flow betekent dat je iets doet omdat je ervan geniet om het te doen. Tijd vliegt voorbij of lijkt stil te staan. Je aandacht is volledig gefocust op de activiteit en je wordt er moeiteloos en volledig in opgenomen. Flow is al in 1990 beschreven door Mihaly Csikszentmihalyi2. De voordelen van werken in flow vraagt weinig toelichting; de productiviteit is hoog, verzuim is laag, betrokkenheid is enorm en medewerkers komen met waardevolle input om het werk verder te verbeteren. In de praktijk zie ik dat veel verbetermethodieken het niet kunnen waarmaken om medewerkers in flow te krijgen. En dat is natuurlijk een gemiste kans.
Allereerst, hoe kom je als medewerker in flow? In het oorspronkelijke werk van Csikszentmihalyi lees je welke voorwaarden moeten zijn ingevuld om flow te bereiken. Schaffer heeft daar een bruikbaar lijstje van gemaakt.
• Uitdagend werk
• Passend bij de vaardigheden
• Weten wat je moet doen
• Weten hoe je het moet doen
• Weten hoe goed je het doet
• Weten waarheen je gaat (bij navigatie)
• Geen afleiding tijdens het werk
De vraag die nu ontstaat is: hoe ga je daarmee aan de slag?
Hoe maak je de flow?
Hoe zorg je dan dat mensen in de organisatie in een flow kunnen komen? Schaffer beschrijft dit in zijn whitepaper als de ‘flow loop’. Wat is zie is de overlap met de PDCA cyclus van Deming3. In de ‘flow loop’ heeft Schaffer de voorwaarden voor het creëren van flow in een cyclus weergegeven. Ik kan daarmee ook de relatie leggen met de PDCA cycli op coaching niveau (Kata), verbeterproject (Kaizen) en organisatieniveau (Hoshin Kanri).
Lees verder
In de whitepaper “Waarom gelukkige werknemers de organisatie succesvol maken” beschrijf ik in 6 pagina’s wat de relatie is tussen een vitale organisatie en het creëren van flow voor medewerkers. Je leest over de drie aandachtspunten om het werk goed in te richten voor medewerkers. Je kunt de whitepaper hier gratis downloaden.
[Form id=”26″]
1. Schaffer, Owen (2013) ‘Crafting Fun Experiences: A Method to Facilitate Flow’
2. Csikszentmihalyi, Mihaly (1990) ‘Flow: The psychology of optimal experience’
3. Deming, W. Edwards (1986). ‘Out of the Crisis’