Hoe goed zijn de organisatieverbetermethoden vandaag de dag? Best goed, maar niet goed genoeg. Bij nog teveel reorganisatie- of verbeterprojecten blijft de werknemer gefrustreerd achter.
Geen enkele organisatie zit te wachten op gefrustreerde werknemers. Maar hoe organiseer je voor jouw medewerkers een fijne plek om te werken en te ontwikkelen?
Iedere organisatie heeft de wens om goed werk te leveren en klanten tevreden te maken. Natuurlijk ben jij daar ook mee bezig met jouw organisatie. Om goede kwaliteit te blijven leveren zul je de veranderingen in de klantwensen nauwkeurig moeten blijven volgen. Met een verbetermethode pas je de processen van de organisatie daar op aan.
Toch is dat meestal onvoldoende; ook alle mensen binnen de organisatie zullen zich continu moeten aanpassen. En dat kan leiden tot frustraties.
Hoe zorg je daarbij dat iedereen gemotiveerd blijft en niet gefrustreerd raakt? Dat is niet eenvoudig, maar wel van groot belang want gelukkige medewerkers zijn het succes van de organisatie. Je hebt te maken met grote verschillen in vaardigheden en kennis tussen medewerkers. Bovendien is ieders behoefte uniek.
Hoe kunnen organisaties en hun medewerkers zich succesvol aanpassen aan de ontwikkelingen? Laten we eerst kijken naar de belangrijkste randvoorwaarden. Deze week kwam ik een interessant onderzoek tegen van Achanga et. al.1. Zij beschrijven als belangrijkste randvoorwaarden voor succesvol verbeteren: ‘Leadership and management, finance, organisational culture and skills and expertise’. Dat lijkt weer erg voor de hand liggend en dat zette mij natuurlijk aan het denken.
Succesfactoren
Laten we eerst de genoemde randvoorwaarden langslopen.
Leiderschap
Goed leiderschap betekent volgens de onderzoekers dat je succesvolle verbeteringen doorvoert als leider. Dit leiderschap bestaat uit: de juiste resources beschikbaar te stellen, de bereidheid hebben om te blijven leren en open staan voor nieuwe ideeën en technologieën.
Financiën
Financiën zijn een basisvoorwaarde voor investering, bijvoorbeeld om voldoende mensen in de gelegenheid te stellen zich te ontwikkelen. Een slechte financiële positie is een hindernis bij investering in een verbeterprogramma. Toch zijn er bedrijven die wel de middelen hebben, maar de investeringen alleen zien als kosten. Deze organisaties realiseren zich niet wat het ontwikkelen van medewerkers in verbetermethoden kan opleveren. Ik zie in de praktijk dat het soms leidt tot halfslachtige keuzes, zoals medewerkers die opleidingen in de avonduren moeten volgen, of deels zelf moeten betalen. Of nog erger, cursisten die geen (leer-)projecten mogen uitvoeren in de eigen organisatie omdat ze 100% ‘productief’ moeten zijn.
Cultuur
De cultuur van een organisatie ontwerp je niet vanaf de tekentafel. We kunnen wel iets zeggen over de cultuur die een organisatie moet hebben om zich continu succesvol aan te passen aan de marktontwikkelingen: goede communicatie, heldere lange termijn doelen en een team dat op strategisch niveau de ontwikkelingen kan vertalen naar nieuwe initiatieven.
Vaardigheden en ervaring
Vaardigheden (van medewerkers) zijn de belangrijkste sleutel tot succes voor het continu aanpassen en verbeteren van de organisatie. De mogelijkheid tot het ontwikkelen van medewerkers hangt natuurlijk samen met de financiële positie van bedrijven. Soms zijn organisaties huiverig voor investering in kennis en vaardigheden van medewerkers, want “stel je voor dat ze dan vertrekken”. Een vaak gehoord antwoord inmiddels is: “stel je voor dat we niet investeren in medewerkers en ze blijven”.
Alleen hoe bepaal je welke investeringen de organisatie doet? Oh, en wie bepaalt het eigenlijk?
De organisatie ontwikkelen
Natuurlijk wil je deze succesfactoren binnen jouw organisatie ontwikkelen. Dan ontwikkel je een vitale organisatie. Het begint met de ontdekking dat je naar drie pijlers moet kijken: klant, proces en medewerker. En vergeet je één van deze drie pijlers, dan slaat de motivatie snel om in frustratie (meer daarover lees je in de whitepaper). Dus de vraag is: hoe voorkom je dat?
Leiderschap
Leiderschap is verder kijken dan orders en facturen, dat is geen nieuws. Door bewust te kijken naar de klanten, processen én de mensen binnen de organisatie kun je veel meer bereiken. Vooral als je in staat bent om de klanten en de medewerkers gelukkiger te maken en de processen optimaal in te richten. Daarvoor is geen standaard toolset aanwezig, wel kunnen we samen gaan kijken wat er nu binnen de organisatie is en waar je over pakweg 10 jaar wil zijn. Vanuit dat beeld kunnen we de eerste stap zetten in de PDCA cyclus.
Financiën
Verbeteren van je organisatie is een investering in een toekomst. Een gezamenlijke toekomst, met alle mensen binnen jouw organisatie. Het is dus vanzelfsprekend dat je investeert in mensen. Bovendien wil je dat jouw medewerkers uiteindelijk ook weer collega’s kunnen opleiden. Daarin moet je dus slim investeren. De opbouw van kennis en vaardigheden is – ook financieel – van groot belang voor de vitaliteit van de organisatie. Alleen zo ontwikkel je een bedrijf dat flexibel kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Bovendien motiveer je iedereen, waardoor andere kosten (verzuim, uitstroom, lage productiviteit) afnemen.
Cultuur
Cultuur is een resultaat van gedrag dat wordt vertoond. “Walk the talk” noemt men dat ook bij PWC2. Het gedrag dat mensen vertonen in een organisatie wordt namelijk gestuurd door voorbeeldgedrag, niet door wat er wordt gezegd. Het kan zomaar gebeuren dat de officieel geformuleerde kernwaarden niet de werkelijk waarden van de leiders in de organisatie zijn.
Je verandert de cultuur als je de factoren communicatie, strategie en doelstellingen onder handen neemt. Leiderschap is het uitstippelen van de route, de doelstellingen. Cultuur is hoe je die doelstellingen gezamenlijk wil bereiken, in gedrag. Je sluit iedereen in bij de gewenste cultuur als je klant, proces én medewerker weet op te nemen in je doelstellingen.
Vaardigheden en ervaring
Wie weet beter wat de medewerker nodig heeft dan de medewerkers zelf? Zet de medewerker centraal in die ontwikkeling. Daarvoor heeft iedereen in de organisatie heldere doelstellingen en financiële ruimte nodig. Als medewerkers zelf in hun ontwikkeling gaan sturen, neemt ook hun autonomie toe. Dat is mooi, want daar worden mensen ook gelukkiger van. En het is behoorlijk motiverend.
Lees verder
In de whitepaper “Waarom gelukkige werknemers de organisatie succesvol maken” beschrijf ik in 6 pagina’s wat de relatie is tussen een vitale organisatie en het creëren van flow voor medewerkers. Je leest over de drie aandachtspunten om het werk goed in te richten voor medewerkers. Je kunt de whitepaper hieronder gratis downloaden. Wil je liever met iemand van gedachte wisselen over dit onderwerp, dan kun je me natuurlijk ook direct bellen: Maarten Nijman – 06 288 48 156.
[Form id=”26″]
1. Pius Achanga Esam Shehab Rajkumar Roy Geoff Nelder, (2006),”Critical success factors for lean implementation within SMEs”, Journal of Manufacturing Technology Management, Vol. 17 Iss 4 pp. 460 -471
2. “Sturen op cultuur en gedrag” www.pwc.nl/corporategovernance