Als het gaat om verbeteren zien sommige graag snel – een veel – resultaten. Anderen kijken alleen naar de directe kosten en stellen verbeteringen uit … of af.
“Denk groot!”
Veel organisaties denken graag groot: zonder ambitie komen we er immers niet. Grote veranderingen zijn gewenst om snel financiële- én duurzaamheidsdoelstellingen te bereiken.
Het probleem? De gemiddelde Nederlander heeft niet iedere dag een overweldigend innovatief idee van wereldformaat. Door medewerkers op dit gebied te overvragen ontstaat een situatie waarin mensen letterlijk ‘blokkeren’. Kleine verbetering leveren volgens management onvoldoende bijdrage, kosten teveel tijd of zijn zelfs te duur om uit te zoeken. De organisatie loopt op die manier veel kleine kansen mis: kleine verbeteringen die het werk vereenvoudigen of een beetje geld besparen. Het signaal dat wordt afgegeven is ook negatief – immers, kleine verspillingen worden getolereerd als een fact-of-life.
Ons denken hindert ons
Een gangbare gedachte in managementstudies is dat een effectieve verandering gepaard gaat met pijn en radicaal is om impact te hebben. De gedachte is voeding voor veel top-down reorganisaties. De organisatie wordt tot op de fundamenten afgebroken en weer geheel opnieuw opgebouwd. Managers krijgen een nieuwe functie (inhoudelijke kennis is immers niet nodig), teams wordt opgesplitst en herverdeeld over andere functieprofielen. De werkelijke verandering – voor de klant – is meestal beperkt en soms zelfs negatief. In de organisatie ontstaat voor langere tijd een grote interne focus. Er is nóg minder tijd en aandacht voor het doorvoeren van werkelijke verbeteringen…
Verander het denken
Om effectief te verbeteren moeten alle medewerkers hetzelfde doel nastreven. Dat doel komt niet van een management dat de wil van de aandeelhouder oplegt aan de organisatie. De betere aanpak is om een analyse vanuit de klantbehoefte te doen. Wat wil de klant? En – nog belangrijker – hoe zorgt de organisatie dat de klant dat krijgt? Bekijk de organisatie als een systeem en verander het proces zó, dat het is ontworpen op basis van de klantbehoefte. Verdere verbetering bereikt de organisatie door continu te verbeteren.
Een manager op de werkvloer
Je kent dat wellicht? Een aangekondigd bezoek van een topmanager op de werkvloer. Weken van tevoren wordt er hard gewerkt om de werkplekken netjes te krijgen. Eventuele achterstanden worden met veel overwerken weggewerkt. Op de dag van het bezoek gaat het er vriendelijk aan toe en met een paar kleine opmerkingen, of tips, eindigt de dag. De teneur van de speech van de topmanagers liet veel aan de verbeelding over; een onsamenhangend verhaal over de nieuwe visie doorspekt met oneliners en het bekende “de komende maanden moeten de schouders eronder”.
Hoe het werk werkt
Een manager die echt respect wil krijgen op de werkvloer, verdiept zich eerst eens in het werk. Hoeveel navragen of klachten komen er binnen op een afdeling? Is het logisch dat er zoveel tijdsdruk staat op het werk dat de kwaliteit er onder lijdt? Is het logisch dat er meer controleurs worden aangenomen? Waarom mogen de testers geen aanpassingen doorvoeren, maar moet het werk terug naar een andere afdeling? Dit soort vragen geven inzicht en leiden tot werkelijke verbeteringen van de processen.
Een topmanager die zich hoofdzakelijk of uitsluitend laat informeren door de financiële afdeling zal nooit in staat zijn een zinvolle verbetering door te voeren op de werkvloer.
En duurzamer?
Volledig in lijn met wat in dit artikel is beschreven werkt het ook niet om een duurzame organisatie vanuit de directietoren af te dwingen.
Ga naar de werknemers op de werkvloer, de mensen die met de productie bezig zijn. Deel de zorgen op gebied van schaarse grondstoffen en de verantwoordelijkheden van de organisatie op gebied van milieu en mensenrechten. Wat spreekt mensen aan op gebied van duurzaamheid? Leg de doelstellingen van de organisatie voor, maar bespreek de invulling met de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Ontwerp gezamenlijk – op de werkvloer – aanpassingen aan de processen.
Duurzaam verbeteren werkt het beste als je fact-based blijft. Stel vast waar de grootste verspillingen zitten en pak die problemen als eerste aan.
Aan de slag?
Gaat u na het lezen van dit artikel zelf ook met andere ogen naar uw werkprocessen kijken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel Maarten Nijman: 06 288 48 156