Waste – Inventory: parts, work in process and finished but unsold products
Waarom zou je meer produceren dan je kunt verkopen? Door overproductie ontstaan voorraden. Een voorraad van (half) gefabriceerde producten is in Lean termen ook verspilling. Het is heel simpel: Voorraden zijn uitgaven waar (nog) geen inkomsten tegenover staan.
Waarom is het verspilling?
Het aanhouden van grote voorraden brengt een veelvoud van verspilling met zicht mee:
- Noodzaak voor overhead aan beheer en goede voorraadadministratie, immers; hoe groter de voorraad, hoe lastiger het wordt om overzicht te houden, snel producten te vinden, etc…
- Er is een risico op beschadiging van voorraden, voorraden moeten soms worden verplaatst of verschoven om bij andere voorraden te kunnen
- Een voorraad bevindt zich regelmatig in verwarmde, of juist gekoelde ruimte. Het extra stoken of koelen leidt dan weer tot hogere kosten (en uitstoot van CO2)
- Halffabrikaten worden vaak verpakt, het extra verpakkingsmateriaal leidt tot kosten en meestal extra afval
- Het bederven of “uit de mode” raken van producten leidt tot grote afvalstromen
- Grote magazijnen nemen veel oppervlakte in beslag, deze ruimte kan niet op ander wijze worden gebruikt
- Bij calamiteiten kan de voorraad verloren gaan wat bij giftige stoffen een extra aanslag op het milieu inhoudt, denk maar aan de ramp in Moerdijk in 2011
Hoe ontstaan voorraden in het proces?
Door onderdelen van productieprocessen slecht op elkaar af te stemmen, ontstaan tussenvoorraden. Stel een productieproces waarbij in de eerste processtap 50 eenheden per minuut worden geproduceerd. Als ergens verderop in de productie de snelheid lager ligt dan 50 eenheden per minuut, dan zal daar een tussenvoorraad ontstaan. Een oplossing kan zijn dat de eerste processtap tijdelijk wordt stilgezet. Hierdoor houden we de verspilling in stand; het probleem wordt niet structureel opgelost.
Wat is teveel voorraad?
De nadelen van téveel voorraad zijn helder, maar wanneer is er sprake van teveel? Uiteraard wil je graag kunnen leveren aan de klant en in deze tijd is “nee” verkopen geen optie. Dan gaat de klant naar de concurrent. Toch is het een probleem als dit leidt tot bovengenoemde verspillingen: verspillen kost ook geld, veel geld. Om maar eens een populair voorbeeld te gebruiken: jaarlijks gooien Nederlandse consumenten ruim 1.280.000 ton voedsel weg dat nog prima eetbaar is. Dit vertegenwoordigt een waarde van ongeveer 4,5 miljard Euro1. Overigens verschillen de cijfers behoorlijk, het ministerie heeft het over ca. 2,4 miljard Euro aan weggegooid voedsel2. En wat geldt voor de consument, geldt natuurlijk ook voor bedrijven. In de hele keten wordt zo’n 10 miljoen ton voedsel weggegooid3. Dat vertegenwoordigd een waarde van zo’n 35 miljard Euro. Dat is zonder de indirecte kosten van deze voorraden, de werkelijke kosten van de verspilling, waar dit artikel mee begon.
Just in Time of Just in Case?
De vraag is dan: hoe voorkom je de verspillingen? Deze vraag is pas te beantwoorden als je een goed zicht hebt op de “juiste” hoeveelheid voorraad. Dat is niet makkelijk, want het hangt samen met hetgeen de klant belangrijk vindt. Om bij het voorbeeld te blijven, soms zal een klant het accepteren dat er aan het eind van de middag geen vers brood meer is. Maar niet als dit elke dag een probleem is vanaf 15:00. Om dit te voorkomen kan de supermarkt besluiten enige hoeveelheid broden extra te produceren.
De laatste jaren is er wel een tendens waarbij het door klanten steeds minder geaccepteerd wordt dat een product niet op voorraad is. Een klant is minder trouw aan een vaste leverancier. Dus heeft de boekwinkel het gevraagde boek niet, dan bestelt de klant het via internet en wordt het de volgende dag bezorgd. Het zal duidelijk zijn dat de lokale boekwinkel onmogelijk een voorraad kan aanleggen van alle boeken, dus een aanpak als bij de broden in de supermarkt werkt niet. Toch is het de vraag of er “Just in Case” een enorme voorraad moet worden aangelegd, of dat er slim “Just in Time” kan worden geproduceerd. Steeds vaker wordt het voordeel van die laatste werkwijze ingezien.
Wat wil de klant?
Leveranciers en retailers hoeven daarbij geen grote concessies te doen aan de wens van de klant voor een snel en goedkoop product. Veel mooier is dat in een goede analyse van de wensen van de klant andere criteria worden gevonden: klanten kijken ook naar kwaliteit, klanten willen ook verrast worden, klanten zijn ook geholpen met aantrekkelijke alternatieven. En uiteindelijk kunnen enorme besparingen worden behaald als er minder voorraad nodig is. Daarvoor is het goed om het hele proces te bekijken en de “waarom” vraag een paar keer te stellen. Als de klant in dit proces wordt betrokken werkt dat het beste.
Aan de slag?
Gaat u na het lezen van dit artikel zelf ook met andere ogen naar uw voorraden kijken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel Maarten Nijman: 06 288 48 156
1NRCNext: Voedselverspilling kost ons jaarlijks 4,4 miljard
2Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
3voedselverspilling in beeld