Overproductie treedt op als er meer geproduceerd wordt dan op dat moment door de klant wordt gevraagd. Dit is een belangrijke veroorzaker van voorraden en leidt tot problemen wegens onnodige kosten, te weinig beschikbare opslag, het inzetten van werkkracht en capaciteit waar het eigenlijk niet nodig is, …
Meer maken dan nodig
Het klinkt absurd als je deze kop leest: waarom zou je méér maken dan nodig? Zeker als je bewust naar de kosten kijkt.
Toch wordt regelmatig voor deze oplossing gekozen. Als je hierbij denkt aan bedrijven die liever geen “nee” verkopen. Of aan situaties waarbij de kosten van een leeg schap in de winkel hoger blijken te zijn, dan het weggooien van een paar producten, lijkt het wellicht zelfs logisch. Door op die manier naar de wereld te kijken, raken veel bedrijven sterk gefocust op deze praktische kosten-benadering.
Waar zit de verspilling?
In een productieketen zijn meer spelers dan de eindklant. Het is goed om eerst het kostenaspect van overproductie kritisch tegen het licht te houden. Om te beginnen is alle tijd die wordt besteed aan overproductie een kostbare investering: er staan (nog) geen inkomsten tegenover. Daarbij leidt overproductie per definitie tot voorraad. Wat daar de consequentie van is, lees je in een eerdere blog (hier).
Voor overproductie zijn bovendien meer grondstoffen nodig. Dit is vanuit het kostenaspect onlogisch, maar ook vanuit het duurzaamheidsperspectief. Het is namelijk onduidelijk of deze producten ooit nuttig zullen worden ingezet, of direct richting afvalberg gaan. Geen duurzame aanpak dus. Maar er is nog iets wat dit proces versterkt…
Verspillen leidt tot verspillen
In de praktijk blijkt dat mensen royaal omgaan met producten die ruim voorhanden zijn. Uit onderzoek blijkt dat mensen zuiniger met een bijna lege fles olijfolie of schoonmaakmiddel, dan met een volle fles. Overproductie leidt tot minder zuinig handelen. Mensen voelen zich minder verantwoordelijk. Men gooit eerder overtollige producten weg, gebruikt teveel materiaal (bijvoorbeeld hele pakken tissue voor het opruimen van een gemorste beker koffie).
Een praktijkvoorbeeld
In een kantooromgeving werd op dagelijkse basis de kopieerruimte door een medewerker geïnspecteerd en indien de kopieermachine bijgevuld deed deze medewerker dat. De directie besloot tijdens een bezuinigingsronde dat deze taak best door de kantoormedewerkers zelf kon worden uitgevoerd, zodat op arbeidskracht kon worden bezuinigd. Vanaf dat moment werd eens per maand een grote hoeveelheid papier in de kopieerruimte neergezet. Als de kopieermachine leeg was, diende medewerkers dit zelf bij te vullen. Het merkwaardige was dat na een aantal maanden duidelijk werd dat er sinds die tijd veel meer papier werd gebruikt door de afdelingen.
Wat bleek? Men gebruikte geen halve pakken papier voor het bijvullen, deze werden terzijde geschoven, soms zelfs direct weggegooid. De kopieermachines werden soms onjuist bijgevuld en vertoonde daardoor significant vaker storingen waarbij veel papier verloren ging. Bovendien waren de medewerkers regelmatig tijd kwijt aan het verhelpen van de verstoringen. Medewerkers gingen het papier ook voor andere doeleinden gebruiken, omdat ze er eenvoudig over konden beschikken. Soms was het papier zelfs voortijdig op door deze enorme stijging in gebruik en was een extra (dure) levering noodzakelijk. In de tussenliggende tijd konden belangrijke klant-documenten niet worden geprint, wat resulteerde in langere doorlooptijden. In totaal bleek de nieuwe situatie duurder dan het oude dienstverband van de medewerker die vroeger de kopieermachine bijvulde.
Just in Time
Tegenover dit principe van overproductie staat vanuit Lean het “Just in Time” principe. Door het productieproces heel goed in de vingers te hebben, zorg je dat er op basis van vraag wordt geproduceerd. Niet op basis van overschot, ook wel ironisch “Just in Case” genoemd. Dit speelt niet alleen in de fabricageprocessen, maar ook bij dienstverleners. Denk maar aan brochures, voorbedrukte formulieren etc.
In het voorbeeld hierboven is uiteindelijk gekozen voor het herstellen van de oorspronkelijk situatie, maar met een paar slimme aanpassingen.
Aan de slag?
Ga je na het lezen van dit artikel zelf ook met andere ogen naar uw productie kijken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel Maarten Nijman: 06 288 48 156